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【微党课】提高工作效率的10个原则

时间:2019-04-16 13:25来源:砚山县中医医院发布人:admin浏览:

   工作不能光是埋头苦干,也得想办法巧干。提高效率的十大“原则”,分享给大家:

  1、别着急追逐目标 先建立系统

  做任何事都应有个追求目标,例如读书就想着取得好成绩,运动就奔着做专业运动员,工作后就盼着升职等。但是,很多目标其实超出我们的控制范围。想要达成目标,不仅要人和,还得有可遇不可求的天时地利。现实当中有太多我们控制之外的变量。所以,比目标更重要的是建立工作系统。在系统之中,你关注的是所有自己掌握之内的部分。

  “系统”指的是“可重复的过程”。比如让自己的博客增加500个粉丝是目标,而一天码500字就是可重复的过程。跑完一场马拉松是一个目标,每周跑四天,每天半小时则是可以重复的过程。减掉10斤是个目标,改变饮食习惯,每餐吃得更健康则是系统。每次小的进步,长期累积起来,就会积沙成塔。

  2、利用好“利滚利效应” 

  积累优势越多,回报越多

  “利滚利”是世界上第八大奇迹。凡事能摸透它的人就能赚,而琢磨不透的人就会亏。——爱因斯坦

  复利现象不仅限于金融领域,而是会影响生活的方方面面。如果你在工作中每天都关注系统,每天都努力做得更好,那么随着时间流逝,你的努力可能换来指数式的增长。

  “每天都要阅读500页。知识就是这样积累起来的,就像利息一样,越滚越多。”——股神巴菲特

  你的优势越多,你习得的下一个优势就会带来更多的回报。每天只要有1%的增长,一年下来,总增量会达到接近原来的38倍。

  3、追踪自己的“输出量”

  把精力放在关键之处

  想要提高效率,第三个黄金法则就是关注自己的输出,而不是输入。打个比方, 每天写作,如果不带任何目标,那只能算是练习。如果真想做成什么事情,就需要让自己达到一定的输出量,假如每周更新一篇博文,我们之所以要建立系统,就是为了达到某个输出量。可以把输出想作自己的“完成品”、“成果”,考虑成果和系统之间的关系。每天写作是一个系统,而文章或作品就是成果。

  记住,成果和目标不同,因为我们已经控制了系统中的变量。博客一个月涨粉500是个目标,但是你无法控制读者到底关不关注你,你只能控制自己的更新和文章。

  工作得到升职是个目标。但你不能控制老板,让TA给你升职。你能做的就是让自己变得出色,变得无法忽视:你的努力方向可以是接下来三个月交付10个项目。这么一来,变量就到你的控制范围内了。

  但是,光是知道怎么工作,还不足以提高你的生产力。你得知道自己该把精力放在哪里。

  4、凡事坚持80/20原则

  打蛇打七寸 擒贼先擒王

  帕累托法则,就是大家熟知的80/20法则,我们日常做决定时可以参考这个法则。帕累托法则指出,约仅有20%的变因操纵着80%的局面。也就是说:所有变量中,最重要的仅有20%,虽然剩余的80%占了多数,控制的范围却远低于“关键的少数”。 约瑟夫·朱兰首先提出该原则。

  决定大局的,往往在于一些小的细节。在工作的过程中,可以回顾一下,看看自己的时间,精力和金钱是否用对了地方,有没有带来最大的回报。一旦发现有效的工作方向,就该在这个方向上下两倍的功夫。如果有疑惑,就参考80/20法则。它能帮你想清楚什么才是生活和工作中最重要的。

  有个小心得:每天80%的工作,可以用20%的时间完成。一日之计在于晨,很多人的这个黄金时段是在早晨起床之后,那就一定要利用好这个高效时间段。

  5、黄金时间保留下来

  专心做“深度工作”

  我们的工作记忆,清醒程度以及专注力的高峰,一般出现在醒来后的几小时里,在10点左右达到高峰。这是大脑自然的高效时段。如果能将最重要的工作安排到这个时间段,就能事半功倍。

  专注力可是你最宝贵的资源,是可以训练的一种能力。在今天这样一个注意力普遍分散的时代,专注力可是关键能力。所以,排除工作中的干扰,也十分重要。你可以用“番茄工作法”帮助自己进入专心致志的工作状态,找到自己的“flow”。番茄工作法,一般将工作分成3到4段,每段25分钟,每25分钟休息5分钟。如果你能专心较长时间,也可以做2个番茄,连续工作50分钟后,休息10分钟。

  如果养成每天早上做深度工作的习惯,哪怕只是半个小时,你的努力也会日积月累带来复利。

  6、识别排除干扰因素

  简化自己的生活

  总有事情分心,还怎么高效工作?你可以在生活和工作中加入一些空的时间段,在此期间清除干扰,然后回到专心工作的状态。

  干扰主要有三个大类:有形干扰(你拥有的物件),无形干扰(技术)和“人形”干扰。你可以自己拿出纸笔,将干挠你工作的事物都列出来。有形干扰,可以是桌上摆放的乱七八糟的物件,也可以是衣柜里太多闲置没穿的衣服,早上选择都要选半天。如果你花很多时间看电视,那电视就是你的干扰。无形干扰,可以是来自手机的通知,也可以是上网没完没了、漫无目的的搜索,还有可能是设计太复杂,光是操作花的时间就比实际工作还多的应用或程序。人形干扰,可以是“就占用你5分钟”的同事,也可以是你“光付出,得不到回报”的朋友。你可以事先跟身边的人商讨好,大家可以通过“非同步交流”,短信或者邮件,看到后回复就行。

  将日常生活中的干扰降到最低,才能在有意义的事情上做出成果。排除干扰的第一步在于识别工作中的干扰。然后,就可以开始排除这些干扰,想办法不让自己那么容易接触到干扰源。第二步就在于排除多余事物。想办法简化自己的生活。生活越简单,就有越多空闲的时间,去处理真正重要的事情。

  7、重复性任务自动化

  利用技术层面提速

  不管身处哪个行业,都难免要面对重复性任务。我们怎么将技术利用起来,让自己更高效呢?技术可以帮助我们将重复性任务自动化。

  第一步,先将自己每周都需要做的任务全部列出来。第二步,想办法将这些任务自动化。可以借助应用,或者建立自己的系统。第三步,总结经验,思考整个过程,做个模版,多次使用。       

  这样长久下去,就省下不少做繁杂琐碎任务的时间,就可以关注工作中有创意、有成效的一面了。

  8、根据数据来做决策

  不断实验增加超速成长的机会

  很多时候,人们应该根据数据来做决策,并且坚持这样的做法。如果不跟着数据走,那就是根据自己的情感行事,背后缺乏事实和证据的支持。

  不是只有技术型企业才跟着数据走,看A/B数据的结果来调整决策。我们在生活中也可以通过A/B测试,来调整自己的决定,以取得最优的结果。

  例如,在第五条原则中,推荐大家把早上的时间分配给深度工作。这是因为,很多人在早上效率最高。如果你是夜猫子,喜欢在晚上安静的时候工作了,或者你跟常人不同,吃完午饭元气最满呢?要找到自己最高的时间,只有通过尝试才能发现如何测试?要学会像科学家一样思考,按照科学研究的步骤来:

  首先,制定实验的终极目标——找到自己一天中效率最高的时段。

  第二,建立假设:我的黄金效率时段是早9点到11点。假设必须具备可以验证、可以证伪的属性。也就是说,根据实验得到的数据,你可以支持或否定这个假设。

  第三,设计实验:连续两周的实验期内,每天在表格中记录自己每小时的能量水平,从1到10 打分,以找到自己精力最充沛的时间段。

  然后,进行实验,收集数据。

  最后,分析数据,得出结论。你可以看看自己的表格。有了自己主观感受的数据,你就了证据支持,知道自己具体什么时间效率最高了。

  还可以在以下几个方面做做实验,看看这些因素对你工作效率的影响有多大:睡几个小时感觉最好,每天什么时间段锻炼,每天工作几小时成效最好,等等。

  实验,实验,不断实验,找出最适合自己的工作方法。想要进步,就要不断努力尝试,不断实验来增加超速成长的机会。

  9、将不擅长任务派出去

  把时间花在刀刃上

  把精力放在自己擅长的事情上,其他任务都派出去,实则是有利于提高效率的。如果某个任务你执行起来不是专家,就不如找个懂行的人,他们做起来用时少,效果好。

  分配任务如果想要保证效率,就得确保自己找到合适的人,他们的核心技能过关,可以完成工作。对于最终要达到的结果,需要对他们做清晰的说明,给出详细的步骤,以便他们能做出确切的效果。

  把自己的时间花在刀刃上,时间是我们拥有的最宝贵的资源,没有之一。如果某项任务请人做成本更低,那就派出去吧!

  10、正确面对奋斗中的挣扎

  学会且行且珍惜

  在努力的过程中,有阳光灿烂,也有大雨倾盆。生活有起伏是很正常的。有时候你可能处处碰壁,只想回家躺下,盯着天花板,思考人生,反刍过去,自怨自艾,想着自己到底是哪里做错了。

  其实每个人都会有这样时候,摆正心态,正确面对,该休息的时候就停下来好好休息,恢复精力,第二天再战。在休息的过程中,或许大脑就默默得出了解决方案。

  就算奋斗的过程很艰辛、痛苦,也应该学会且行且珍惜,因为挣扎的过程是为后面的突破做铺垫。